Референтна модель як інструмент підвищення ефективності бізнесу

Референтна модель (РМ) — еталонна модель організації бізнесу, розроблена для конкретної галузі. До неї звертаються, коли треба порівняти існуючий об'єкт з цим еталоном, встановити відмінності та визначити, як наблизити наявний об'єкт до стандарту.

Розробка референтних моделей вимагає багато часу і ресурсів. Однак вони можуть значно допомогти:

• створити внутрішні операційні моделі конкретного бізнесу із мінімальними витратами ресурсів;
• встановити правила та процедури (наприклад, хто, за що і в якому процесі відповідає; який результат цього процесу);
• делегувати повноваження;
• розуміти, що, коли і як контролювати (наприклад, формалізуючи процес доїння, встановлюємо і контролюємо конкретні контрольні процедури на етапі накопичувача, підготовки до доїння, доїння тощо);
• гуртувати та мотивувати команду (формалізація процедур і протоколів вибудовує системи і правила взаємодії, що показує, як взаємодіяти в команді);
• зробити процеси та бізнес прозорими та зрозумілими.

Референтна модель молочної ферми в Україні — це еталонна модель операційної діяльності ферми, тобто еталон її внутрішньої організації. В основу було покладено найкращі світові управлінські та виробничі практики.

Окремі елементи референтної моделі наразі впроваджено на 229 молочних фермах, що налічують понад 115 тис. голів ВРХ і становлять 30% промислового молочного скотарства.

На підприємствах, які впровадили референтну модель комплексно та системно, річна молочна продуктивність в середньому зросла на 26% — від 13 до 51%.

Референтна модель молочної ферми охоплює 15 груп бізнес-процесів:

1. Планування.

2. Вирощування продукції рослинництва.

3. Виробництво кормів.

4. Розведення.

5. Управління годівлею.

6. Управління комфортом та інфраструктура.

7. Доїння та зберігання молока.

8. Управління здоров’ям.

9. Управління відтворенням.

10. Вирощування молодняку.

11. Біобезпека.

12. Управління персоналом.

13. Управління інвестиціями.

14. Облік та звітність.

15. Реконструкція та будівництво об'єктів молочної ферми.

Також вона включає п’ять складових (схема 1):

1. Інструмент для комплексної діагностики операційної діяльності ферми та оцінки її зрілості.

2. Інструменти для оцінки економічного ефекту та доцільності впровадження рекомендацій.

3. Інструмент для планування впровадження рекомендацій — переходу від поточного стану до цільового.

4. Пакет внутрішніх документів з управління операційною діяльністю ферми у вигляді політик, регламентів бізнес-процесів, стандартних операційних процедур (СОП), протоколів вирішення проблем, форм документів та Excel-інструментів.

5. Інструмент для відстеження ефективності операційної діяльності ферми та ефекту від упровадження змін (Excel-інструмент з ключовими показниками ефективності, КПЕ та метриками).

Схема 1.

Складові референтної моделі молочної ферми

РМ не є панацеєю від усіх бід, це лише зразок або кістяк, який може допомогти структурувати та організувати бізнес. Тому, щоб правильно використати її елементи, необхідно:

• продіагностувати поточний стан операційних процесів та процесів управління ферми і визначити цільовий стан;
• визначити необхідні кроки та ресурси для досягнення цільового стану — ініціативи;
• встановити пріоритетність інвестиційних ініціатив за складністю впровадження та результативністю;
• спланувати перехід від поточного стану операційної моделі до цільового рівня — план впровадження;
• впровадити елементи РМ відповідно до плану;
• моніторити хід та результати впровадження.

Важливо зауважити, що міжнародні фінансові установи та донори будуть продовжувати інвестувати в економіку України, зокрема шукати партнерів серед агропідприємств. Звісно, вони співпрацюватимуть з підприємствами, які спроможні контролювати використання наданих коштів. Референтна модель допомагає зробити ведення бізнесу прозорим (схема 2).

Схема 2

Першим кроком до цього є формалізація бізнес-процесів на основі політик. Відповідно до організаційної структури визначаємо відповідальних у бізнес-процесах. Бібліотека ключових показників ефективності для кожного бізнес-процесу допомагає оцінювати і контролювати їхню ефективність.

Упровадження референтної моделі на українських МТФ

ТОВ «ТД „Долинське“» (Херсонська обл.)

Середньорічне поголів'я дійних корів ТД «Долинське» становило 1558 голів. Керівництво підприємства та молочної ферми вирішили взяти референтну модель за основу організації бізнес-процесів як технологічних, так і управлінських. Господарство почало впроваджувати її елементи у 2020 році, активна фаза припала на 2021-ий. Рівень впровадження за процесами на кінець 2021 року становив:

• годівля — 85%;
• здоров’я та доїння — 80%;
• вирощування молодняку — 82%;
• вирощування та заготівля кормів — 82%;
• комфорт та інфраструктура — 90%;
• відтворення — 88%;
• управління персоналом — 50%;
• облік — 80%;
• планування — 75%.

Найбільше вдалося оптимізувати блок годівлі і здоров’я тварин. Багато ідей стосовно мотивації персоналу, навчання та нарахування заробітної плати втілити не вдалося через війну та окупацію господарства.

Вперше в «Долинському» формалізували політику розведення худоби та визначили вимоги до підбору бугаїв-плідників. Для цього спочатку керівництво та спеціалісти обговорили стратегічні плани ферми на 5−10 років залежно від запитів ринку. Оскільки в майбутньому підприємство не ставило за мету покращення виходу жиру та білка в молоці для виробництва сиру, то зупинилося на розведенні та селекційному вдосконаленні голштинської породи.

За три роки середня племінна цінність телиць за індексом пожиттєвого прибутку (Net Merit) зросла на 300 доларів. Примітно, що перша оцінка телиць показала великий діапазон генетичної цінності: від -120 до +210. В подальшому у плані підбору бугаїв індекс пожиттєвого прибутку становив не менше 600−800 дол. Принаймні за генетичною цінністю стадо вдалося вирівняти.

Також зміни відбулись у підходах до вирощування і заготівлі кормів. Тут традиційно заготовляли мало злакового сінажу. Це було пов’язано із тим, що кукурудзу на силос значно простіше виростити порівняно зі злаками на сінаж. У господарства всі поля, які використовувались для створення кормової бази, були під зрошенням, що дозволяло отримувати два врожаї з поля — злаків на корм та іншої культури. Після оцінки такого використання землі було прийнято рішення збільшити площу під злаковими культурами на сінаж.

Оскільки ферма розташована на Херсонщині, влітку втрати молочної продуктивності були найбільшими. Завдяки впровадженню покращень, намічених під час діагностики, вдалося значно покращити її рентабельність саме в літні місяці (таблиця 1).

Таблиця 1.

Рентабельність ферми за 2021 рік

Результати впровадження елементів референтної моделі у ТОВ «Торговий дім „Долинське“» (Херсонська обл.): середньомісячне поголів'я зросло на 9,9%; валовий надій за рік в середньому зріс на 13,2%; у місяці теплового стресу та післястресового періоду валовий надій зріс на 16−24%; дохід від продажу молока зріс на 30%, з них на 13% — завдяки збільшенню валового надою, 17% — за рахунок ціни; дохід від продажу молока на 1 голову збільшився на 22,7%.

ТОВ «Красногірське» (Черкаська обл.)

Середньорічне поголів'я дійних корів — 316 голів. ТОВ «Красногірське» розміщується на місці колишнього колгоспу, заснованого ще в 1968 році. Нинішні власники придбали його залишки десять років тому і не втручалися в його роботу, бо не мали досвіду в молочному скотарстві. Розуміючи перспективи цієї галузі, керівництво залучило фахівців Консультаційного центру АВМ для розбудови молочного бізнесу. Елементи референтної моделі ферми господарство впроваджує з 2021 року.

У «Красногірському» опирались на готові політики, процедури, регламенти бізнес-процесів, обирали найбільш актуальні, аналізували, як їх впровадити в існуючих умовах. Удосконалювалися загальні управлінські бізнес-процеси. Керівництво і головні спеціалісти вчилися стратегувати та планувати на довгострокову перспективу. Впорядковували організаційну структуру, чітко розподіляли відповідальності, щоб краще розуміти роль кожного учасника процесу.

Досвід упровадження елементів референтної моделі у ТОВ «Красногірське» показовий. Фахівці розробили рекомендації, як при мінімальних інвестиціях покращити інфраструктуру ферми і забезпечити комфортні умови тваринам. Було визначено політику комфорту та кроки її впровадження. Жодного нового приміщення не побудовано. Зведено два навіси для безприв’язного утримання корів надворі. Також господарство допоки не інвестувало в доїльний зал. Тварин заганяють на доїння в один корівник, облаштований молокопроводом.

Зрештою господарство має дуже хороші результати і водночас великий потенціал для подальшого розвитку. Рентабельність ферми у 2021 році становила 19,7%, у 2023-му зросла до 23,7%.

Результати впровадження елементів референтної моделі у ТОВ «Красногірське» (Черкаська обл.): середньомісячне поголів'я зросло на 40%; валовий надій за рік зріс майже вдвічі — на 90%; молочна продуктивність зросла на 36%; товарність молока зросла на 10% (наразі >98%); рівень тільності (Pregnancy rate) зріс з 17 до 25%; рівень вибракування корів — 12%.

ТзОВ «Прогрес» (Волинська обл.)

Після діагностики у господарстві було виділено ініціативи щодо покращення у таких процесах:

• вирощування та заготівля кормів;
• вирощування молодняка;
• утримання та інфраструктура;
• здоров’я;
• розведення та відтворення тощо.

Фахівці звернули особливу увагу на здоров’я тварин, зокрема на контроль маститу. Регламентовано процеси та процедури управління процесами блоку здоров’я, визначено ролі та відповідальність. Проведено навчання персоналу та запроваджено контрольні процедури щодо доїння та лікування маститів у корів.

Результатом комплексного впровадження ініціатив, системної роботи і контрольних процедур є постійне зростання надою (табл. 2). Продуктивність корів зросла на 2,5 л і становить 39,6 л (в базисі). Валовий надій збільшився на 6%.

Таблиця 2.

Порівняння надою молока за 1 грудня 2023/2022 року на фермах ТзОВ «Прогрес»

Результати впровадження елементів референтної моделі у ТзОВ «Прогрес» (Волинська обл.): захворюваність на мастит знизилась із 30 до 1−3%, показник КСК — з 800 до 160−200 тис./мл.

ПСП «Пісківське» (Чернігівська обл.)

До цього підприємства фахівці також підійшли системно, зробили діагностику ферми та склали план впровадження елементів референтної моделі. Він передбачав покращення у більшості ключових процесів, зокрема показовими є результати поліпшення процесу розведення.

При впровадженні політики розведення фокус був на:

• підборі сперми бугаїв-плідників;
• вирощуванні й відборі ремонтного молодняку для подальшого відтворення.

В результаті значно зросла продуктивність первісток — в середньому на 20% (графік 1). До того ж у них покращилася персистентність лактації і зменшення продуктивності впродовж лактації не було таке виражене, як у старших корів (графіки 2−3).

Графік 1.

Молочна продуктивність первісток за днями доїння

Примітно, що в господарстві не додають в раціон премікси і при цьому доять 31,7 кг молока на корову, уміст жиру — 3,7% та білка — 3,3%.

Графіки 2 -3.

Лактаційна крива первісток та корів другої лактації

Серед інших показників, які значно покращилися, — скорочення вибракування корів. На початку співпраці з господарством рівень вимушеного вибракування становив майже 50%, за три роки він зменшився до 30- 35%. Здавалося б показник високий, але вибракування наразі не вимушене. Воно пов’язано з тим, що певний час частина корів осіменялася биком, частина — штучно, тому якість первісток була низька. Зараз первістки, які народилися від штучного осіменіння, тільки починають доїтися. Однак навіть при цьому, якщо подивитися на графік 1, в 2023 році показники продуктивності первісток значно вищі — на піку лактації вони дають 35 л молока. Після 300 дня доїння продуктивність первісток становить близько 27−28 л молока, а корів 2-ї лактації менше 25 л.

Результати впровадження елементів референтної моделі у ПСП «Пісківське» (Чернігівська обл.): значно зросла продуктивність первісток — в середньому на 20%, крім того у них покращилася персистентність лактації.

Як скористатись референтною моделлю

Увесь перелік документів референтної моделі можна знайти на сайті Мilkua.info. Значна частина матеріалів доступна для завантаження, проте є документи, які можуть бути надані після особистого звернення зацікавленої сторони. Повний перелік документів викладено для того, щоб можна було побачити весь можливий обсяг робіт з підвищення ефективності того чи іншого процесу.

Доступні для завантаження файли — це документи, які ферми можуть впровадити самостійно, без сторонньої допомоги. Зазвичай це стислі та чіткі інструкції. Ризики ферми не отримати очікуваний результат після їх впровадження доволі малі.

Рішення, описані в документах, але не доступні для завантаження, потребують адаптації під окрему ферму та підготовки до впровадження. Наприклад, в політиках мають бути прописані нормативи та цільові значення, релевантні для конкретної ферми, процеси мають враховувати технічні/інфраструктурні особливості конкретного приміщення тощо.

Крім того, перед упровадженням цих рішень на фермі мають працювати базові процеси як основа для більш просунутих рішень або має бути певний рівень мотивації персоналу, наявна інформаційна система чи система журналів реєстрації інформації тощо.

Без адаптації та системної оцінки готовності ферми до впровадження цих рішень існують високі ризики не отримати бажаний результат. Щоб уникнути випадків неуспішних самостійних впроваджень, КЦ АВМ пропонує допомогу консультантів. Така допомога перед передачею фермі не доступного для завантаження документу надається у формі тридцятихвилинної телефонної консультації або ж діагностичного візиту консультанта на виробництво.

Отже, якщо вам потрібен той чи інший документ, якого немає у відкритому доступі, зверніться до відповідного консультанта (кнопка «КОНСУЛЬТАЦІЯ» — розміщується справа на сторінці). Первинна консультація щодо документу і вашої задачі/проблеми — безкоштовна. Консультант допоможе проаналізувати проблематику, підбере відповідні рішення/документи або їх частини, визначить готовність до самостійного впровадження або запропонує допомогу КЦ АВМ.

Якщо ж вас цікавить системне впровадження всіх елементів референтної моделі, то КЦ АВМ допоможе зробити зріз поточної ситуації на фермі та запропонує ініціативи для покращень, щоб спільно працювати над розвитком молочного бізнесу.

Маєте додаткові питання, звертайтесь за тел. +38 (093) 608 71 87 або пишіть zyateva@avm-ua.org.

Щоб переглянути загальну інформацію та інструменти референтної моделі молочної ферми перейдіть за посиланням milkua.info/uk/post/section/referentnamodel-mtf.

У 2023 році плануємо випуск шести номерів — традиційно наприкінці кожного парного місяця. Повертаємось до друкованого формату, надаємо можливість оформити передплату на електронну версію, частково публікуватимемо матеріали у відповідній рубриці на сайті www.milkua.info. Більше інформації щодо передплати: 067 445 19 59 або 068 994 40 30 (Viber).